GIS WB Whistleblowing

Il Whistleblowing è uno strumento di compliance aziendale, tramite il quale i collaboratori di un'azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività, quali violazioni di leggi o regolamenti, reati e casi di corruzione o frode, oltre a situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica. Il "whistleblower" (colui che segnala) è quindi una persona che collabora in un'azienda e segnala un illecito, una frode o un pericolo che ha rilevato durante l'attività lavorativa.

Adottare un sistema di Whistleblowing è oggi un obbligo per le aziende, infatti il D.Lgs. 24/2023 ha recepito la Direttiva UE 2019/1937, ponendo a carico delle aziende l'adozione entro il 17/12/2023 di un canale di segnalazione interno di eventuali illeciti a disposizione dei dipendenti, rivolgendosi, in particolare, a:

• Enti privati che, nell’ultimo anno, hanno impiegato una media di oltre 50 dipendenti
• Enti privati dotati di un modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001 anche se con meno di 50 dipendenti

La normativa estende la tutela, in precedenza prevista per i soli dipendenti, anche a collaboratori autonomi, liberi professionisti, volontari, azionisti e amministratori.

Adottare un sistema di whistleblowing è comunque uno strumento a vantaggio delle aziende: significa rafforzare il sistema di controllo interno e avere la possibilità di scoprire eventuali frodi e criticità prima che diano luogo a danni e/o responsabilità più gravi. Poiché spesso i dipendenti sono i primi a intuire eventuali anomalie, è interesse dell'azienda tutelare e persino incoraggiare le segnalazioni da parte di eventuali whistleblower. Per rendere il sistema di Whistleblowing un elemento di miglioramento aziendale efficace, infatti, occorre che i top manager lo promuovano, diffondendo all'interno dell'organizzazione l'idea e la pratica del Whistleblowing.

Il Decreto inoltre ha previsto un ampliamento dei canali di segnalazione, con la predisposizione di un canale esterno gestito dall'ANAC che può essere utilizzato se:

• Il soggetto segnalante operi in un contesto lavorativo nel quale non è previsto un canale dedicato o la sua predisposizione non è conforme ai requisiti normativi
• Il soggetto segnalante abbia già effettuato una segnalazione alla quale non è stato dato seguito
• Il soggetto segnalante abbia motivo di ritenere che la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione
• Il soggetto segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse

La normativa dispone anche che l'azienda si attivi prontamente nella fase di gestione della segnalazione:

• Dopo l'inoltro della segnalazione da parte del whistleblower e precisamente entro 7 giorni dalla sua ricezione, rilasciando un avviso di ricevimento
• Il soggetto al quale è affidata la gestione del canale deve poi mantenere le interlocuzioni con il segnalante, dando seguito alla segnalazione e fornendo riscontro al whistleblower entro 3 mesi dalla ricezione della stessa

L'azienda può incorrere in una sanzione da € 10.000 a € 50.000 se non è stato istituito il canale di segnalazione, se non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero se l'adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli artt. 4 e 5 della normativa, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

 

La normativa sul Whistleblowing prevede la segnalazione di comportamenti, atti/omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato:

• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e di gestione ivi previsti
• Illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea o Nazionali relativi ad appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e  conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori e tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
• Atti/omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea
• Atti/omissioni riguardanti il mercato interno
• Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea

Il consulente del lavoro o legale del cliente potrà supportare pienamente l'azienda nella puntuale individuazione della casistica, ma soprattutto nella fase successiva al ricevimento della segnalazione.

 

GIS WB - Whistleblowing consente di gestire in piena autonomia:

• Le aree organizzative o canali interni destinatari delle segnalazioni
• I responsabili di area che riceveranno le segnalazioni anonime
• L'invio dell'informativa sulla disponibilità del servizio a tutti i dipendenti, i quali riceveranno una email con il link al documento che descrive le funzionalità del servizio di segnalazione adottato dall'azienda
• L'inserimento del logo aziendale nella home page delle segnalazioni, che sarà raggiungibile con un comune browser dai soggetti che desiderano utilizzare tale funzionalità

La procedura di segnalazione
A seguito di una segnalazione effettuata, alla quale possono essere allegati documenti a supporto in qualunque formato, l'utente riceverà un codice identificativo univoco riferito alla segnalazione che gli consentirà di monitorare l'evoluzione della segnalazione e verificare se vi sono ulteriori informazioni al riguardo che il responsabile desidera ricevere, fino alla chiusura della segnalazione stessa.

È importante sapere che il soggetto che effettua una segnalazione è tutelato dal decreto al punto tale che, anche se dovesse decidere di comunicare la propria identità al ricevente, queste informazioni non potranno essere divulgate per nessuna ragione all'esterno, così come l'identità del soggetto segnalato che ha le medesime garanzie di anonimato.

Tutte le informazioni contenute nel sistema sono cifrate con chiave simmetrica e sono rese visibili solamente ai soggetti incaricati dall'azienda, interni o esterni all’organizzazione, dotati di credenziali di accesso e dei privilegi adeguati.

 

L'utente del responsabile designato dall'organizzazione dispone di tutte le autorizzazioni e funzionalità per gestire le segnalazioni provenienti dal canale previsto dalla normativa sul Whistleblowing:

• Accedere al sistema con le proprie credenziali
• Ricevere le segnalazioni anonime inviate
• Ricevere una notifica quando ci sono nuove segnalazioni da esaminare o aggiornamenti su quelle preesistenti
• Esaminare le segnalazioni ricevute e richiedere al segnalante eventuali approfondimenti al riguardo. Il soggetto che ha inviato la segnalazione, proprio perché anonimo, ne prenderà visione tramite la propria chiave di accesso o un codice privato univoco per segnalazione, generato a seguito dell'invio
• Gestire il fascicolo elettronico delle segnalazioni e dei documenti allegati definendo gli stati di avanzamento per ogni pratica, fino a completarne l'iter procedurale

• Accedere in maniera riservata e sicura al sistema
• Inserire le proprie segnalazioni tramite una procedura intuitiva e di facile compilazione
• Comunicare con il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT) in maniera riservata, come da dettato normativo
• Integrare le segnalazioni effettuate
• Mantenere un canale di comunicazione anonimo e riservato con il RPCT
• Verificare la presa in carico della segnalazione e le evoluzioni proposte

 

• Ricevere via email un avviso di presenza di segnalazione nel sistema
• Accedere ad un'area riservata e prendere visione delle segnalazioni ricevute
• Aprire un fascicolo, interagire con il segnalante e richiedere ulteriori informazioni o documenti, sempre preservandone l'anonimato
• Aggiornare lo stato della segnalazione integrandola con le informazioni provenienti dalla gestione interna